При увольнении сотрудника важно знать, какие документы и справки должны быть предоставлены по запросу работника или по правилам, установленным в организации. Ведь их наличие может потребоваться при решении различных вопросов, как в физическом, так и в бизнес-плане.
Одним из ключевых документов при увольнении сотрудника является трудовая книжка. Согласно Порядку предоставления и ведения трудовой книжки, утвержденного приказом Минтруда России от 28 декабря 2016 года № 853н, на увольняемого сотрудника должна быть оформлена выписка из трудовой книжки, в которой указываются основные сведения о его трудовой деятельности.
Кроме того, при увольнении сотруднику должны быть выданы все персонифицированные документы, связанные с его трудовой деятельностью. Это могут быть справки о заработке и о периоде работы в организации, расчетный листок и другие документы, подтверждающие оплату труда и предоставление различных льгот.
Если сотрудник работал с использованием электронного документооборота, то все персонифицированные документы должны быть предоставлены в электронном виде. Кроме того, увольняемому сотруднику может быть передан персонифицированный электронный сертификат ЕФС-1, который является подтверждением получения персонифицированных сведений о его трудовой деятельности.
Перечень документов при увольнении сотрудника: требования и перечень
При увольнении сотрудника с работой ему необходимо предоставить определенный перечень документов. Требования к этим документам и порядок их предоставления определяются законодательством.
Так, обязательные документы при увольнении сотрудника включают:
- Трудовая книжка с отметками о последнем месте работы;
- Справка 2-НДФЛ, подтверждающая удержание налога на доходы физических лиц;
- Отчет о расчетном листке за последний месяц работы;
- Выписка из персонифицированного учета в системе электронного фонда заработной платы (ЕФС-1);
- Справка о доходах, предоставляемая налоговыми органами в случае отсутствия возможности предоставить справку 2-НДФЛ;
- Выписка из трудовой книжки с записями о работе на предыдущих местах, если они есть;
- Справка о неполучении пособий по временной нетрудоспособности в течение последних 12 месяцев.
Кадровое управление предоставляет все необходимые документы по запросу увольняемого сотрудника. Важно знать, какие правила применяются в организации и какие сроки предоставления документов.
Документы могут быть предоставлены как в печатной форме, так и в электронном виде на электронный адрес сотрудника по его просьбе. Сроки предоставления документов зависят от внутренних правил делопроизводства и политики организации.
В случае предоставления документов в электронной форме, они должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
Таким образом, при увольнении сотрудника с работы необходимо предоставить определенный перечень документов, включая трудовую книжку, справку 2-НДФЛ, отчет о расчетном листке, выписку из ЕФС-1 и другие необходимые документы. Их предоставление может производиться как в печатной, так и в электронной форме по запросу сотрудника и в соответствии с внутренними правилами организации.
Трудовая книжка: содержание и сохранность
Согласно инструкции, выписка из трудовой книжки должна предоставляться увольняемому сотруднику на его просьбу в течение 3 рабочих дней со дня подачи запроса в кадровое управление предприятия. Также предусмотрено, что электронное персонифицированное извещение о трудовой деятельности сотрудника (ЕФС-1 либо иное) должно быть предоставлено увольняемому сотруднику в течение 5 рабочих дней со дня подачи запроса.
В случае непредставления выписки трудовой книжки или электронного персонифицированного извещения в установленные сроки, сотрудник имеет право потребовать выдачи приказа о его увольнении без этих документов. Также сотрудник имеет право потребовать выдачи расчетного листка о выплате компенсации за неиспользованный отпуск.
При увольнении сотруднику должны быть предоставлены следующие документы:
- трудовая книжка;
- электронное персонифицированное извещение о трудовой деятельности;
- выписка из трудовой книжки;
- расчетный листок о выплате компенсации за неиспользованный отпуск (при наличии).
Для получения указанных документов сотрудник должен оставить соответствующую заявку в кадровом управлении предприятия. Заявка может быть оставлена как в письменной, так и в электронной форме.
Следует отметить, что сохранность и полнота документов очень важны при увольнении сотрудника. Отсутствие документов или их неполное содержание могут свидетельствовать о неправильном применении трудового законодательства или наличии других нарушений со стороны работодателя. Поэтому рекомендуется внимательно ознакомиться с полученными документами и обратиться к юристу в случае обнаружения недостатков.
Заявление об увольнении: правила и последствия
Стандартный список документов, который должен получить увольняемый сотрудник, включает в себя:
- Трудовую книжку
- Кадровый листок по увольнению (форма Т-2)
- Справку о заработной плате и отпускных
- Справку о предоставленных оплачиваемых отпусках и их неиспользовании
- Справку об оплате труда за последний месяц работы
Для получения полного списка необходимых документов рекомендуется обратиться в кадровые службы или управление по труду.
Сведения, персонифицированные в отношении увольняемого работника, могут быть предоставлены по его письменному запросу. Электронное отчетное сообщение (форма ЕФС-1) содержит информацию о заработной плате и стаже работы увольняемого сотрудника.
Подтверждение о предоставлении документов может быть сделано в виде получения подписи увольняемого работника на соответствующих документах.
Порядок предоставления документов зависит от организации и может отличаться в разных компаниях. Тем не менее, увольнение из бизнеса: сотрудник обычно получает все необходимые документы в течение определенных сроков, которые регулируются трудовым законодательством.
В некоторых случаях, при увольнении работника, может потребоваться предоставление дополнительных документов, таких как выписка из справки о заработной плате и выписка из листка нетрудоспособности.
Степень персонификации выдачи документов зависит от требований компании и законодательства. Инструкция по предоставлению персонифицированных сведений может быть указана во внутренних документах предприятия.
Увольняемый сотрудник должен сделать запрос о предоставлении документов. Это может быть сделано в письменной форме в соответствии с установленными правилами и сроками. После получения запроса компания обязана предоставить необходимые документы работнику в установленные сроки.
В 2025 году предполагается переход к электронному учету сведений о трудовой займе и выдаче информации о предоставлении документов при увольнении. В этом случае сотрудник будет иметь возможность получать информацию в электронном виде.
Важно отметить, что когда ранее увольняемый работник оформит перевод с одной компании в другую, документы могут быть запрошены новой компанией для подтверждения предыдущего трудового стажа и опыта работы.
Итоги
- Заявление об увольнении является обязательным документом при увольнении работника.
- Увольняемый сотрудник обычно получает такие документы, как трудовая книжка, кадровый листок по увольнению, справки о заработной плате, отпусках и оплате труда за последний месяц работы.
- Сведения, персонифицированные в отношении увольняемого работника, могут быть предоставлены по его запросу.
- Порядок предоставления документов и сроки их выдачи определяются трудовым законодательством и внутренними правилами предприятия.
- В 2025 году планируется переход к электронному учету и выдаче информации о трудовом стаже и увольнении.
Справка о заработной плате: необходимость и формат
В ранее применявшемся СТД-р «Единого справочника статистической отчетности по заработной плате в денежном выражении по отраслям народного хозяйства и ведомствам Российской Федерации» справка о заработной плате носила название «Справка о заработной плате (форма ЕФС-1)».
В связи с введением нового порядка предоставления персонифицированных выписок из информационной системы «Единый интерактивный бизнес-регистр» (ЕИБР) ранее при увольнении наряду с трудовой книжкой и порядком предоставления справок по форме ЕФС-1 необходимость в справках о заработной плате из годового расчетного листка отпала.
Согласно изменениям с 2025 года, при увольнении сотруднику на его запрос должна быть предоставлена выписка с информацией о заработной плате, полученной им за полный период работы в организации.
Какие документы должны быть предоставлены при увольнении?
При увольнении сотруднику обязательно предоставляются следующие документы:
- трудовая книжка;
- персонифицированная выписка из Единого бизнес-регистра;
- копии документов, подтверждающих выплату заработной платы (квитанции, расчетные листки и др.).
Порядок выдачи справки о заработной плате
Справка о заработной плате выдается сотруднику по его письменному запросу. Сроки ее предоставления определяются законодательством и обычно составляют не более 10 рабочих дней с момента подачи запроса. Справка может быть предоставлена в печатной или электронной форме, в зависимости от предпочтений сотрудника.
Важно отметить, что справка о заработной плате не является обязательным документом при увольнении, однако ее наличие может быть полезно, например, при получении пособий по безработице или при подтверждении доходов в других организациях. Поэтому рекомендуется сохранять копию этой справки на случай возникновения подобных ситуаций.
Справка о стаже работы: предоставление и актуальность
Предоставление справки о стаже работы является обязательным при увольнении сотрудника и регулируется нормативными актами, которые вступили в силу с 1 января 2025 года. В соответствии с правилами, перечень документов, необходимых для получения справки о стаже работы, выглядит следующим образом:
- Запрос специалиста по кадрам:
- полное наименование организации;
- фамилия, имя, отчество работника;
- должность, на которой работал сотрудник;
- период работы на организации;
- подпись работодателя и печать организации.
- Порядок предоставления информации о стаже работы:
- указание формы предоставления информации (электронное приложение, письмо или иное средство связи);
- реквизиты работодателя;
- подпись и печать работодателя;
- сроки предоставления информации (не более 3 рабочих дней).
- Правила и сроки предоставления информации по запросу:
- расчетный листок по заработной плате;
- информация по оплате труда;
- инструкция по применению стд-р Статистического документа «Форма статистического отчета ефс-1».
Полученная выписка о стаже работы должна предоставляться работнику в полном объеме и содержать все необходимые сведения о трудовой деятельности сотрудника на организации. Выписка может быть предоставлена в виде электронного документа или в форме бумажной книжки.
Для использования записей о трудовой деятельности работник должен просить или предоставлять обязательные документы, которые подтверждают факт трудоустройства и работник оплачивал взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве. Данные документы должны быть персонифицированными и содержать информацию о работнике.
Все документы, предоставляемые при увольнении сотрудника, должны быть актуальными и соответствующими правилам предоставления информации о стаже работы. Кадровым службам необходимо внимательно следить за соблюдением правил и сроков выдачи документов, чтобы избежать негативных последствий для сотрудников и бизнеса.
Копия приказа об увольнении: важность и оформление
В соответствии с трудовым законодательством и указами, сотруднику необходимо предоставить копию приказа об увольнении в течение двух недель с момента его получения. В случае если увольнение связано с окончанием контракта, копия приказа также должна быть предоставлена работнику не позднее получения последнего заработка.
Оформление копии приказа об увольнении должно соответствовать определенным правилам. Документ должен быть оформлен на стандартном А4 листе и содержать все необходимые данные о работнике, дате увольнения и причине увольнения. Также в документе должны быть указаны сведения о выдаче книжки учета труда и расчетного листка работнику.
Копия приказа об увольнении может быть предоставлена в различных форматах, например в печатном виде или в виде электронного документа. В случае предоставления электронной копии приказа, необходимо убедиться, что она будет соответствовать всем требованиям законодательства.
Копия приказа об увольнении имеет большое значение как для сотрудника, так и для работодателя. Для сотрудника она является подтверждением факта увольнения и может потребоваться в случае предоставления справок или при поиске новой работы. Для работодателя копия приказа об увольнении является документом, подтверждающим легальность увольнения и отражающимся в кадровых записях.
В случае, если сотрудник ранее не получил копию приказа об увольнении или потерял ее, он может обратиться к работодателю с запросом на ее получение. В соответствии с инструкцией ЕФС-1, копия приказа об увольнении должна быть выдана лицом, ответственным за кадровый учет, на основании письменной просьбы сотрудника.
Кроме копии приказа об увольнении, сотруднику также могут быть предоставлены другие документы при увольнении. Например, выписки из трудовой книжки, сведения о заработной плате, расчетный листок и другие документы, содержащие информацию о периоде работы сотрудника и его заработке.
Оформление и предоставление документов при увольнении регулируются определенными правилами, которые будут действовать в 2025 году. В персонифицированной инструкции № 8, утвержденной управлением кадровыми делами, подробно описан порядок предоставления персонифицированных документов при увольнении сотрудника.
Подведем итоги: при увольнении сотруднику обязательно предоставляется копия приказа об увольнении, а также другие документы, которые могут потребоваться ему в дальнейшем. Оформление и предоставление этих документов должно быть выполнено в соответствии с установленными правилами и сроками. Копия приказа об увольнении имеет большое значение как для сотрудника, так и для работодателя, и ее наличие является важным подтверждением факта увольнения.